Kesalahan yang Berulang

Bertahun-tahun menggauli bermacam organisasi, ada satu kesalahan yang kerap dilakukan oleh organisasi baru, maupun yang telah lama berdiri. Antusias anggota akan berjalannya organisasi menjadikan konsentrasi anggota organisasi berorientasi pada penyusunan program kegiatan. Ramai-ramai mengajukan program kegiatan dan biasanya dilanjutkan dengan bagaimana mencari dana untuk membiayai setiap program kegiatan. Diskusi yang tak jarang berujung pada perdebatan, berkutat di dua masalah tersebut, berbagai pihak akan mengajukan argumen tentang pentingnya program yang diusulkan bagi kemajuan organisasi. Ini masih ditambah perdebatan masalah finansial dan pembiayaan program yang bisa mengundang perselisihan tak berujung sehingga kesehatan internal organisasi menjadi terganggu.

Berangkat dari Tujuan, Visi dan Misi

Di organisasi perusahaan, tiap tahun selalu ada pembahasan target yang akan dicapai pada tahun anggaran. Dasar berpikirnya adalah tujuan badan usaha tersebut, lengkap dengan visi dan misinya. Ini menjadikan setiap program yang disusun mengacu kepada tujuan yang ingin dicapai dan bagaimana mencapainya sehingga mudah diukur, baik di tahap perencanaan, maupun di tahap eveluasi. Kegiatan yang sifatnya mendadak dipastikan ada penyebab yang mendahuluinya dan diukur tingkat urgensinya. Pada organisasi sosial hal ini terkadang diabaikan atau dibicarakan sambil lalu, karena dianggap sudah dipahami, meski pada kenyataannya kerap lalai dipahami secara utuh dan terintegrasi.

Latar belakang ilmu pengetahuan dan pekerjaan saya adalah komunikasi, sehingga orientasi saya pada efek dari aktivitas komunikasi. Demikian pula ketika saya berada di dalam organisasi, saya memulainya dengan memperhitungkan tujuan dari organisasi, bagaimana tujuan tersebut akan dicapai, dalam waktu berapa lama. Untuk itu, hal yang harus dibereskan pertama kali adalah sekretariat dari organisasi dimana sebuah organisasi memulai aktivitasnya. Langkah pertama adalah membuka file dan mempelajari perjalanan organisasi, termasuk keberhasilan dan kelemahannya.

Hal yang mirip saya lakukan bila berhadapan dengan klien saya sebagai konsultan komunikasi, yakni menggali perihal produk, perusahaan, brand, pasar, pemasaran, kompetitor, kompetisinya, kegiatan komunikasi yang selama ini dijalankan, dan hasil yang pernah dicapai.Dengan demikian, saya mengetahui perencanaan kegiatan harus dimulai dari mana.

Pemetaan organisasi, termasuk kekuatan anggota dan peran organisasinya, berlanjut dengan pemetaan lingkungan organisasi, aset, akses, dan ekspektasi. mempelajari file dan sejarah organisasi, menyusunnya menjadi suatu sistem manajemen dokumen dan komunikasi merupakan tahap penguatan mesin organisasi. Guna dapat melakukan itu, diperlukan kesepakatan bersama dari pemeran di organisasi.

Tujuan Organisasi menjadi hal penting sekali untuk digali dan dipahami. Dimulai dari latar belakang pembentukan organisasi. Ada kalanya sebuah organisasi dibentuk untuk kepentingan yang terkait keadaan pada saat organisasi tersebut didirikan.Bertahun -tahun kemudian peran organisasi dapat bergeser atau bahkan tidak diperlukan lagi. Karena itu perlu pemahaman kembali tujuan organisasi dengan kekinian situasi. Hal ini berkaitan erat dengan penentuan visi organisasi yang bisa jadi perlu disesuaikan.Ada pula kemungkinan tujuan organisasi masih sesuai namun keadaan dan tantangan yang dihadapi berbeda, sehingga memerlukan penyesuaian visi dan misi organisasi.

Visi Organisasi disusun berdasarkan tujuan menjadi kalimat-kalimat yang mengacu ke masa depan dan memuat kreasi kondisi yang ingin diwujudkan.

Misi Organisasi berisi poin-poin berbagai sektor yang ingin dicapai agar visi organisasi terwujud.

Dari Tujuan, Visi dan Misi Organisasi ditentukan target yang ingin dicapai dalam kurun waktu tertentu selama masa kepengurusan organisasi berjalan. Lengkap dengan efek yang direncanakan untuk dijadikan parameter evaluasi pelaksanaan program. Rancangan ini disosialisasikan dan dibuat pembagian kerja serta tanggung jawab sesuai bidang organisasi. Masing-masing bidang organisasi menyusun proposal pembuatan program, lengkap dengan anggaran, flow of management, daftar potensi pendanaan program, dan rencana komunikasi kegiatan.

Mudah-mudahan tulisan mengenai pengetahuan dasar ini ada artinya, karena ada saja organisasi yang mulai melenceng dari perannya sehingga hanya menjadi panggung bagi pengurus yang ambisius.

Advertisements

Leave a Reply

Fill in your details below or click an icon to log in:

WordPress.com Logo

You are commenting using your WordPress.com account. Log Out / Change )

Twitter picture

You are commenting using your Twitter account. Log Out / Change )

Facebook photo

You are commenting using your Facebook account. Log Out / Change )

Google+ photo

You are commenting using your Google+ account. Log Out / Change )

Connecting to %s